活动筹备

1)场地确认

如何选择场地:

事项 备注
时间确定 提前2个月左右
空间大小 需要可以容纳100-200人的路演厅且同时可以提供约15-20个团队办公的场地
交通 活动场地是否便利是参与者是否参与创业沙拉的一个重要判断因数
类型推荐 创客空间/联合办公空间/孵化器;大学;大公司或者创业企业的办公空间;当地公共场地或政府的场地;活动/会展场地和酒店

场地确认后,需要和场地方确认以下细节:

事项 备注
场地对接 建议安排专人负责对场地方的对接,且在活动前提前与场地方沟通确认好活动现场所需物料及设备等,并协调场地方在活动当天安排相应的现场人员
网络连接 确保现场有能够正常使用的网络服务,建议以WIFI为主,并能保证80-150台设备的接入量
电源连接 确保现场有足够的电源以供参赛者电脑或手机充电所需,若现场不能提供,可自行采购或由工作人员自带
场地开放时间 确保场地可以在周五下午进场布置,并与场地方沟通好每天的开放时间,以及物业设施如空调等的开放时间
桌椅设施 每场活动约有10-20个项目团队,应保证现场有满足相应数量团队使用的办公场地。确保周五晚开场及周日晚路演的场地
现场设备 提前确认现场的设备如投影仪、屏幕、音响、话筒、打印机、饮水机等能够正常使用,并做好相应预案。必要设备配件如:翻页笔、话筒电池、电脑连接线、转接头、U盘等应保证有足够备份。

建议安排一个了解影音系统的志愿者来负责这套系统的运行。投影和影音很容易出问题,直接关系到路演的质量

场地安全 提前确认场地安全设施及逃生门等消防设施,做好紧急情况预案

2)活动时间

① 确定时间

提前1.5-2个月左右确定,周五晚+周六全天+周日全天(52小时)

② 确认时间时要考虑的要点

看一看活动行、微链等网站的“科技和社区”版块,确保你选择的时间与当地重大活动的时间不冲突;看看日历,确保你选择的时间不是重大节日;如果你是校园沙拉组织者,注意不要与考试时间、重要校园活动、考试月冲突;可以利用百度等搜索引擎来看看是否有重大活动的冲突,可以搜索:“城市名+时期”;

3)发布活动

活动发布必须在沙拉官网salad.co活动发布平台发布,同时也可以在其他平台如活动行、微链、赤兔、脉脉等发布。

但主要推广报名页面应为salad.co,即海报、朋友圈等推广报名链接应为salad.co页面。

平台账号选择创业沙拉统一账号发布,账号密码请联系大本营索取。

活动发布要求参见创业沙拉活动发布流程

4)推广方案

活动推广是活动能够成功举办的一大决定要素,我们根据创业沙拉组织者以往的活动推广经验整合成为了一道推广锦囊。

具体参见推广锦囊(暂缺)

5)合作伙伴

活动的举办还离不开必要的合作伙伴,如场地、饮食支持合作伙伴,现金支持合作伙伴等。同样的我们根据以往的经验,针对如何寻找合作伙伴、提供哪些权益、如何维护合作伙伴权益等方面,列出如下合作伙伴锦囊。

具体参见合作伙伴锦囊(暂缺)

6)组建志愿者团队

一场活动能够成功举办除了组织者外,还离不开必要的志愿者参与,志愿者由组织者自行招募,在活动开始前一个月左右开始进行。

① 对于志愿者我们要做到的几点:

  • 充分给他们介绍创业沙拉,传达创业沙拉的价值观、愿景、价值观以及我们的理念
  • 了解完成的活动流程
  • 合理分配工作
  • 把他们当作是我们非常重要的一员来对待
  • 欢迎他们持续参加我们当地沙拉团队的团建活动等
  • 鼓励优秀志愿者申请成为组织者

② 志愿者的义务

  • 按照分工完成自己所要负责的工作内容
  • 主动发现活动的问题
  • 帮助组织者把活动顺利的举办
  • 充分了解创业沙拉的价值观和理念

③ 招募文案模版:参考:http://saladcool.mikecrm.com/BSOZ66d

④ 志愿者招募时间:

建议在活动开始前一个月左右开始

⑤ 志愿者招募渠道:

      社会方面:微信朋友圈、豆瓣、微博、大型企业内部BBS;

      校园方面:学校公告栏、校内学生互相传播、校园BBS;

      线下:人流较大的地方或者当地的孵化器、联合办公空间等;

⑥ 志愿者筛选的标准:

  • 时间充裕;
  • 兴趣爱好广泛,特别是热爱运动的;
  • 能力;
  • 他们的资源网络(当然这个是可遇不可求的);
  • 对创业沙拉很感兴趣,热爱帮助别人,渴望为当地社区建设贡献自己的一份力量的;

⑦ 第一次线下会议时间:

活动前一周的周末。建议是周六或者周日的下午,这个会议大致的流程是:互相自我介绍 → 介绍创业沙拉 → 分工(先告诉大家有哪些分工,然后每个人轮流来选择,最后由负责志愿者管理的这位志愿者来制定分工表,优先结合大家的意向以及他们的能力、性格和岗位需求来匹配,优先安排时间充裕的志愿者)

⑧ 志愿者分工:

具体查看《创业沙拉分工表》(见资料包)

 

⑨ 志愿者人数:

一般是10-40人不等,具体看每次活动需求;

 

⑩ 志愿者工作时间:

最好是从周五下午16:00到周日晚上9:30都可以参与;

7)物料采购准备

① 物料清单:

详情参见资料包物料资料清单。

创业沙拉大本营提供的物料:胸牌、资料袋、商业画布、合作伙伴宣传物料等;物料申请地址:http://cn.mikecrm.com/VK0BEO

需组织者采购制作的物料:T恤、易拉宝、背景板、创业沙拉旗帜、荣誉证书、文具(黑色签字笔、马克笔、A4白纸、便利贴、板擦)、餐巾纸等;

所有宣传物料在下单制作前,请提交样版到大本营确认设计规范。

 

② 物料设计

物料设计图可以参考52小时创业沙拉资料包,设计时一定要遵循创业沙拉VI标准和LOGO使用规范,请参看Startup Salad创业沙拉品牌使用规范

可在百度网盘:https://pan.baidu.com/s/1dFkgHd3   密码:o4du  下载52小时创业沙拉资料包

 

③ 物料采购:

建议由专人负责所有物料的采购,避免多人交叉负责造成的物料遗漏制作以及重复制作;确定的物料(如易拉宝、创业沙拉旗帜、荣誉证书、文具等)可以尽早开始采购(活动前15个工作日),部分物料(如T恤)时间周期较长,建议要在活动前10个工作日下单;

 

④ 部分物料的参考价格:

T恤参考价格:30元/件

易拉宝:80元/个

背景板(3m*5m):1500元/个

创业沙拉旗帜(144cm*96cm):20元/面

8)导师评委

导师和评委都是活动中的重要角色,导师负责在活动中对参赛者进行必要的指导及协助,评委负责周日晚上的项目路演的评判。请一定记得提前沟通确认好导师和评委到场时间及现场的接待安排。

导师:

事项 备注
导师数量 导师和参赛者的比例保持在1比10(比如150名参与者,要邀请15名左右的导师)
导师标准 邀请来自不同背景的导师,建议:投资人/连续创业者或有失败经历的创业者/往届创业沙拉的优秀毕业生/律师/某方面的专家/企业家
邀请注意事项 ²  导师的点评和指导固然重要,但千万不要让导师和参赛者陷入长期的讨论,

²  活动开始前/中/后,请由一位小伙伴统一与导师及评委对接,实时告知活动情况/提醒参与活动/介绍领评委和导师,并带领与参与者见面;

²  要告知导师,我们参与者的基本情况,大部分的参与者都是对创业抱有热情和行动力的新人。希望能够给予更多的支持与点评,让大家更好的去发挥自己的潜力;

到场指导时间 时间段一:周六上午10:00-12:00(内容:协助参与者来确定方向、合理分工)

时间段二:周六下午14:00-16:00(内容:协助参与者判断市场的需求和用户的痛点)

时间段三:周日下午14:00-16:00(内容:项目预路演,检查DEMO,辅导项目路演技巧)

信息收集 通过使用“麦客表格”工具收集导师的信息,并且制作专门的“微信文章”非常重要。首先能够让参与者提前认识我们的导师及评委,并且可以成为一篇非常有影响力的推广文案。

 

评委:

事项 备注
评委数量 建议:4-6人(至少一位投资人、一位有经验的企业家、一位产品经验方面的专家)
评委标准 知名投资机构合伙人或投资总监级别以上/知名创业企业CEO或创始人/专业领域权威人士/知名科技企业高管,特别注意:评委对于提升活动的质量非常重要,务必做到符合标准;
评委职责 对现场路演项目进行打分和点评
出席时间 周日晚路演时间段出席

9)参与者管理

① 在活动前建立创业沙拉活动咨询群,有效地活跃潜在参与者,从而吸引更多有趣的项目与参与者;

② 及时通知参与者活动信息与项目idea提交信息,可以让参与者更有参与感,建议由专人负责,每周通知1次,最后一周建议周一、周三、周四、周五中午、周五下午共提醒5次;

③ 推荐通知工具:短信、微信群;

④ 通知模板

亲爱的第X届XX(城市名)创业沙拉参与者,感谢你对创业沙拉的支持,如果你有idea,请于X月X日12:00前点提交你的项目idea ppt(提交方式由组织者自行决定,邮件或麦客表提交),项目idea ppt参考模板链接为http://pan.baidu.com/s/1chZuay,X月X日18:00在XX场地期待与你的相遇!

 

⑤ 项目idea收集:项目idea模板ppt可参见“52小时创业沙拉资料包”,建议以邮件的形式来收集参与者的项目idea ppt,方便组织者下载。我们为每一个城市开通了一个 城市@salad.co 的邮箱,建议以官方企业邮箱来收集idea PPT,邮箱登陆账号密码请联系本城市其他组织者,也可联系大本营重置密码或申请开通。

10)活动中使用素材准备

①主持PPT,主持稿

②现场暖场音乐视频

③打印物料:ideaPPT、签到表、场地指引、分工表等

详情参见52小时创业沙拉现场运营指导细则

11)现场运营方案

根据现场运营方案模板,结合本场情况制定现场运营方案并打印订册,分发到相应人员手中。

参见资料包 52小时创业沙拉现场运营指导细则

12)资料包下载

我们提供了整个活动中可能会用到的所有文件资料:包含设计模板、文档资料、音视频等。

可在百度网盘链接:https://pan.baidu.com/s/1dFkgHd3   密码:o4du  下载相关资料包